보고서는 공무원의 ‘언어’다. 한 정부부처 공무원은 “외부인들이 공무원의 보고서를 보면 잘 읽히지 않는다고 하는데 공무원들끼리는 서로 잘 이해한다”고 말했다. 이 공무원은 “부처별로 양식이 대동소이하기 때문”이라고 설명했다.
보고서의 ‘대세’는 ‘한글 워드프로세서’ 문서다. 대기업의 경우 파워포인트 문서로 보고서를 만들기도 하지만 정부에선 아직 한글 문서를 주로 쓴다. 그림보다는 표, 표보다는 글을 선호한다. 산업통상자원부에서 근무하는 한 공무원은 “위에서는 인포그래픽스 등을 활용하라고 하지만 아직 글이 편하다”고 말했다.
또 ‘□’, ‘○’, ‘*’ 등 기호를 이용해 세부내용을 분류한다. ‘□’ 항목에 포함된 내용만 읽어도 전체 글을 파악할 수 있도록 하면 잘 쓴 보고서다. ‘□’를 읽고 궁금한 부분에 대해서는 ‘○’를 훑어보면 구체적인 내용을 알 수 있도록 하는 게 좋다.
기호 아래에는 무조건 두 줄 이내로 끝내야 한다. 내용은 한 페이지로 딱 떨어지게 맞추는 것이 좋다. 한 장이 기본, 많으면 두 장이다. 기획재정부에서 근무하는 한 공무원은 “예전에 심할 때는 보고서 들고 가면 여백이며 글자 크기를 자로 직접 재보기도 했다”고 말했다.
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보고서의 순서는 △추진배경 △현황 및 문제점 △추진 방향 △추진 방안 △향후 계획 △기대 효과 식의 패턴이다. 한 공무원은 “특정 소재가 어떤 부분에 들어가야 하는지 헷갈리는 경우가 많지만, 논리적인 보고서 작성을 위해 효과적인 방법”이라고 설명했다.