왜 했는지 모를 형식적이거나 지루한 회의도 많아서 오히려 그시간에 일을 하면 더 효율적이라는 말을 많이 한다.
왜 그럴까. 분명 회의는 아주 중요하고, 또 아주 필요하다. 과연 우리가 회의에서 무슨 잘못을 저지라고 있는걸까.
일본의 IBM에서는 회의 때 금지하는 표현이 몇가지 있다. '대체로 가능하다', '거의 문제가 없다', '어느 정도 완료되었다', '조만간 끝낼 것이다', '조속히 추진하겠다', '어느 정도 선에서' 등과 같이 추상적이고 모호한 표현들이다.
'다음에'라는 말은 가급적 지양해야 한다. '그럼 자세한 것은 다음에…', '다음에 다시 준비해서…'라는 발상은 상당히 위험하다. 회의는 그날그날 단위로 이뤄져야 한다. '다음에'를 남발하다 보면 결론 없는 회의의 연속, 시간 소모, 정력 낭비 등으로 이어진다.
물론 다음에 다시 준비해서 발표나 토론한다면 지금보다는 더 좋은 내용이 나올 수 있겠지만, '다음'에 너무 기대는 것은 곤란하다. '오늘 할 일을 내일로 미루지 마라'는 어디서나 통하는 진리다.
회의에서는 모호한 말을 해선 안된다. 회의는 서로의 의견과 주장을 나누는 자리이다. 서로 설득하고 받아들이고 정리하는 자리이다. 회의 자체가 중요한게 아니라, 회의를 통해 결정된 것이 실제 실행되는 것이 더 중요한 것이다.
회의에서 만장일치 만큼 위험한게 없다. GM 창업자인 슬론 회장은 만장일치로 결정된 사안의 경우에는 실행을 미뤘다고 한다. 만장일치 속에는 귀찮고 관심없고 그저 남들의 의견을 따라 가고 싶어하는 심리도 담겨있었기 때문이다.
만장일치가 회의 분위기는 화기애애하게 만들지 몰라도, 위험성은 늘 숨어있을 수 있다. 회의에서 민감한 쟁점을 두고서 서로 격론하지 않고 그냥 칭찬하고 격려하듯 넘어가는 것은 위험하고, 그런 위험성은 만장일치라는 결과로 드러나기도 한다. 아무리 좋은 안이라도 반대의견이 있을 수 있고, 반대의견이 있어야만 그것이 진정 좋은 안이라는 것이 증명되는 것이다.
반대의견 없는 회의는 자칫 직급의 위계구조에 대한 경직성의 영향이기도 하다. 상급자의 의견에는 하급자가 무조건 동의하는 폐해가 드러난다. 따라서 이를 극복하기 위해서는 회의에서 존대말을 쓰는 것이 좋다. 회의 참석자는 동등하다.
직급의 위계질서를 회의시간 만큼은 잊어도 된다. 위계질서에 의해 보수적으로 회의가 운용된다면 원활한 커뮤니케이션이란 것이 불가능해진다. 모든 회의 참석자가 동등한 입장에서 의견을 주고받고 합의를 도출해내는 분위기가 회의의 효과를 높인다. 회의는 경직된 환경에서는 형식적인 결과만을 도출하기 쉽다. 회의가 조직의 협업시스템에서 아주 효과적인 커뮤니케이션 방법이 되려면 모두가 동등해야 한다.
만장일치 만큼이나 위험한 것이 결론 없는 회의 이다. 회의는 많이 하고, 회의에서 말은 많이 하지만, 막상 결론은 못내리고, 결론을 내기 위해 어떤 것을 해야할지도 모르고 회의를 끝내는 경우는 최악의 회의 커뮤니케이션이라 할 수 있다. 했던말 또 하고 또 하고, 늘 같은 입장만 서로 반복하다 아무도 결론에는 다가가지 않고 미루기만 하는 것은 시간 낭비 회의일 뿐이다.
회의에서 의사결정이나 책임을 질만한 역할을 가진 사람은 늘 결론이 도출되는 것에 목적을 두고 회의를 진행하고 마무리 해야 한다. 직장에서의 모든 회의는 난상토론하며 의견을 주고받으며 시간만 보내는 자리가 아니라, 뭔가의 결론이 도출되어야 하는 자리다. 회의의 끝은 합의와 결론 도출이어야 한다. (www.digitalcreator.co.kr)
