보통은 명절 연휴 직전에 이루어지는 이 대청소는 모든 직원이 참여할 뿐 아니라 청소 후 심사 결과 1등 부서에게는 큰 부상까지 걸어놓는다.
직원들도 열성적이어서 청소 전 사진과 청소 후 사진을 찍어서 보여 준다. 어차피 할 일인데, 즐거운 한바탕 이벤트처럼 치루는 것이다.
청소와 정리의 대부분은 사실 '버리는 일'이다. 불필요한 자료와 물품으로 어질러진 주위를 필요한 것만 남기고 버리고 재배치하고, 청소하고….
단순화된 목표의 힘
공간 만이 아니라, 업무도 좀 젠 스타일로 할 수 있다면 멋지지 않을까. 강의 의뢰를 받은 어느 기업에서 `다이어트`라는 제목의 사내설문조사 결과를 보내왔다. 그 회사 직원들이 꼽은 회사의 다이어트 대상, 즉 '회사에서 줄이거나 버려 할 것'에는 △장시간 결론이 나지 않는 회의 △무분별한 보고서 △회의자료 남발로 인한 의사결정 지연 등이 있었다. 또 자신의 다이어트 대상, '개인적으로 줄이거나 버려야 할 것'에는 △뱃살 △게으름 등이 순위에 들었다.
업무 목표에도 다이어트가 필요하다. 집중해야 할 목표가 분명한 한 두 가지면 거기에 매진하기가 쉽다. 단순화하는 데서 에너지가 나오기 때문이다. 2004년 프랭클린 코비(FranklinCovey)사는 목표가 많을수록 탁월하게 달성된 목표는 적다는 입증자료를 소개했다.
즉, 목표가 11개-20개 되는 사람은 탁월하게 달성한 목표가 하나도 없었다. 4-10개인 사람은 그 중 1-2개의 목표를 탁월하게 달성하였고, 목표가 2-3개인 사람은 그 2-3개를 모두 탁월하게 달성했다는 것이다.
여기에 도움이 되는 것이 '우선순위 메트릭스'라는 개념이다. 이 메트릭스는 가로는 현재, 미래 두 칸으로 나뉘어 있다. 세로는 우선순위 높은 순서로 A, B, C, D로 나뉘었다.
즉, 최우선 순위 A 업무도 당장 시급한 것은 현재 칸에 아닌 것은 미래의 칸에 넣는 것이다. 목표가 많다면, 포스트 잇에 그 목표를 하나씩 적어보자. 그리고 매트릭스 위에 붙여 넣어 보자. 자신이 지금 당장 어디에 집중해야 하는지가 정리될 것이다.
길수록 효과가 떨어지는 보고서
보고서도 마찬가지다. 몇년 전에 `1페이지 프로포잘`이라는 책을 보고 너무 공감하여, 직원들에게 그걸 읽고 적용해보도록 했다. 자신의 제안이나 주장을 한 페이지로 요약하여 설명할 수 없다면 사실 그 내용은 고객에게, 상사에게 설득력이 없는 것이다. 혹은 자신이 그 내용을 꿰뚫고 있지 못한 것이다.
직원들과 대청소를 마치고 나면 훨씬 기분이 상쾌해진다. 우리가 내가 버린 물건들만큼 공간이 가벼워진 것 같다. 생활을 무겁게 하고 나를 잡아 끌어내리는 그런 것들을 한번씩은 정리하고 내다버릴 일이다.
늘어가는 뱃살이든 게으른 습관이든, 책상 위를 점점 점령해가는 자료더미이든, 우리 생활의 구조 조정이 그런 것이라면 아주 상쾌한 결과를 가져올 것 같다. [email protected]
