종이자료를 잔뜩 출력해 들고가던 회의도 줄어들었다. PC에 달린 웹캠을 이용해 화상회의를 하고, 테이블에 둘러선 채 간단히 발언을 마치는 '스탠딩 미팅' 형식으로 바꾸기도 했다.
회의를 줄이고 종이문서가 사라지자 업무 시스템이 변하기 시작했다. 사무실에서 자리를 지켜야하던 실국장급 간부들이 현장을 찾기 시작한 것. 현장에 있어도 태블릿PC 등을 이용해 전자결재를 할 수 있고 회의 등 현장보고도 즉각적으로 가능하다. 통근거리가 멀거나 출장이 잦은 직원들을 위해서는 수원본청과 의정부 북부청사 등에 스마트워크센터도 구축했다.
그리고 이런 스마트워크 중심에는 스마트폰, 태블릿PC, 노트북 등 스마트 기기가 자리잡고 있다.
최근에는 개인 모바일 기기를 업무에 활용하는 BYOD(Bring Your Own Device) 사례도 증가하고 있다. 인터넷에 연결된 스마트 기기만 있으면 아무런 제약없이 사내 통신망에 접속하여 사무실 내에서 근무하듯 회사 업무를 실시간으로 신속하게 처리할 수 있는 것. 출퇴근이나 이동 중에 일상적인 업무를 처리할 수 있어 근무시간을 효율적으로 활용할 수 있다는 점에서 만족도가 높다.
이처럼 효율성과 비용절감 등의 장점으로 기업은 앞다투어 스마트워크를 도입하고 있다. 정부도 2015년까지 전 공무원의 30%, 노동인구의 30%까지 모바일 오피스를 넘어 스마트워크 환경에 진입시키겠다고 발표하면서 '더 스마트하게 일하는 법'에 대한 관심은 계속 높아지고 있다.
하지만 효율성 이면에는 어두운 점도 존재한다. 모바일 기기를 사용하는 만큼 분실, 도난 등 이용자 부주의로 인한 보안 문제가 항상 발생할 수 있기 때문이다. 악성 앱 감염이나 해킹 등에 의해 개인의 정보는 물론 기업의 주요 기밀 데이터까지 유출될 가능성이 있다.
특히 BYOD의 경우, 개인의 단말기 환경이 모두 달라 보안 위협에 더욱 취약하고 더 큰 피해로 이어질 수 있다는 우려도 있다.
한 기업 관계자는 "스마트폰의 카메라나 녹음기능 등을 이용해 회사 기밀을 빼낼 수도 있어 기업으로서는 사용자 개인의 도덕성에만 의존하기도 곤란하다"고 토로했다.
일부 대기업이 이용자의 모바일 단말기에 프로그램을 설치해 일부 기능을 이용하지 못하게 하거나 분실·도난시 원격으로 정보를 삭제하는 등의 각종 보안 장치를 마련하는 것도 이 때문이다.
사용자 개인 입장에서는 모바일 오피스 이용 시 사용되는 스마트폰의 이용내역을 추적하거나 감시하는 것에 대해 개인 사생활을 침해한다는 불만도 나타난다.
이밖에 조직에 대한 소속감이나 안정성이 떨어진다는 지적이 있는가 하면, 일부는 업무장소와 시간에 대한 제약이 없어지면서 일과 사생활의 경계도 불분명해진다는 피로감을 호소하기도 한다. '언제 어디서나 일할 수 있다'는 장점이 직원 입장에서는 '언제 어느 때든 일을 해야한다'는 단점으로 바뀔 수도 있기 때문이다.
하지만 이 같은 스마트워크 제도가 긍정적으로 확산되기 위해서는 무엇보다 공급자와 수요자의 공감대 형성이 수반돼야 한다는 것이 전문가들의 공통된 의견이다.
KT경제경영연구소는 "여전히 성과평가에서 대면중심 문화가 뿌리깊게 남아있어 스마트워크가 정착되는 데 걸림돌이 되고 있다"며 "문화적 인식의 문제를 파악하고, 이를 바꿔나가려는 제도적인 개선이 필요하다"고 제언했다.
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