늘 헉헉대며 산다. 반면 정시에 퇴근하고, 주말이면 가족과 여행을 다니고, 주중에도 친구들을 만나 여유롭게 살지만 일에 성과를 보여 가정과 회사에서 승승장구하는 사람도 있다.
일을 얼마나 효과적으로 하느냐가 이런 차이를 만들어 내는 것이다. 효과적으로 일하기 위한 몇 가지 힌트를 생각해 보자.
첫째, 정리(整理) 정돈(整頓)이다. 주변을 깨끗이 치우는 것은 일의 효과성을 높인다. 우리는 많은 시간을 무언가를 찾는데 사용한다. 그래서 일을 효과적으로 하는 사람의 책상은 늘 깨끗하다. 무언가를 찾기 쉽다. 그런 사람은 쓸데없는 데 시간을 허비하지 않는다.
정리와 정돈의 차이를 알고 있는가. 정리는 버리는 것이다. 쓸데없는 자료, 책, 옷, 가구, 컴퓨터 안의 쓸데없는 정보 등을 버리는 것이다. 정돈은 이후에 이를 찾기 쉽게끔, 알아보기 쉽게끔 배열하는 것이다. 정리가 되지 않으면 정돈은 의미가 없다. "책상을 지배하라. 그렇지 않으면 책상이 당신을 지배한다."
둘째, 시간 관리이다. 시간 사용하는 것을 보면 그 사람이 어떤 사람인지 알 수 있다. 수첩이 빈칸 없이 빽빽한 사람이 있다. 그런 사람은 대개 드러내기를 좋아하는 사람이다. 많은 모임에 얼굴을 내미는 것으로 존재를 확인 받고 싶어한다. 그런 사람들은 가정과 건강에 문제가 생기기 쉽다. 정말 중요한 것을 챙기지 못하기 때문이다.
시간관리의 핵심은 가치관에 따라 우선순위를 정하고 거기에 따라 계획을 세우고 행동하는 것이다. 내게 정말 중요한 것은 무언지, 지금 죽어도 여한이 없는지를 늘 생각하고 그것에 따라 스케줄을 잡는 것이 참다운 시간 관리이다. 소중한 것을 먼저 하는 것이 핵심이다. "정말로 중요한 일은 대개 급한 일이 아니다. 또한 급한 일은 대부분 정말로 중요한 일이 아니다." 아이젠하워의 말이다.
셋째, 집중력이 필요한 일과 그렇지 않은 일을 구분해 처리하는 것이다. 그리고 집중을 방해하는 요인을 제거한다. 사실 전화나 이메일이 집중을 방해하는 최대의 적이다. 그렇기 때문에 집중력을 요할 때는 전화기도 꺼놓고, 이메일도 열어보지 않는 것이 좋다. 사람마다 집중력이 높은 시간이 다르다. 나 같은 사람은 새벽과 오전 시간에 머리가 맑다. 그럴 때는 글이나 강의자료, 제안서를 쓴다. 대신 낮 시간에는 집중력이 덜 필요한 사람을 만나는 일, 전화, 운동 등을 한다.
넷째, 나름의 회복 방법을 갖는 것이다. 사람은 한 시간 이상 같은 주제에 집중하지 못한다. 그리고 효과성도 떨어진다. 비슷한 성향의 일을 반복하는 것보다는 변화를 주는 것이 효과적이다. 그 중의 하나는 육체적인 일과 정신적인 일을 섞어보는 것이다. 그런 의미에서 직접 책상을 치우고 청소를 하는 것은 좋은 리프레쉬 방법이다, 오전에는 앉아서 하는 일을 하고 오후에 밖에 나가 고객을 만나는 것도 괜찮다.
다섯째, 효과적인 커뮤니케이션 방법이다. 필요에 따라 커뮤니케이션 방법을 달리하는 것이 중요하다. "글 잘 받았다, 오늘 저녁 약속 잊지 않았느냐, 내일 강의 확인 부탁한다" 등 간단한 확인은 문자가 효과적이다. 거절, 약속 변경, 사과의 얘기는 직접 통화하는 것이 예의이다.
모르는 사람에게 만나자는 얘기를 할 때는 이메일로 먼저 용건을 얘기하는 것이 효과적이다. 그래야 상대도 왜 만나자는 것인지 알 수 있기 때문이다. 그런 연후에 필요하면 전화를 하고 그래도 부족하면 만나는 방법이 좋다. 나는 몰아서 전화를 하는 경향이 있는데 차가 막힐 때 많이 한다. 어차피 차 안에서의 시간은 부서지기 때문에 전화할 상대를 미리 생각해 두었다가 전화를 하면 여러 면에서 효용성이 높다.
(서울과학종합대학원 교수)
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