GS건설, 1장짜리 업무보고서

[부동산X파일]"보고서 만드는 시간 줄이자"…'3S' 조직문화 확산 캠페인

GS건설 주택기획팀 최모 차장은 요즘 업무보고서 작성에 소요되는 시간이 절반 이상 줄어 신이 난다. 최 차장은 이달초 시작된 '원 페이퍼(1장) 보고서' 캠페인에 따라 사안별로 보통 20∼30장에 달했던 보고서를 꼭 필요한 내용으로 요약해 1∼2장으로 만들고 있다.

아직 캠페인 초기 단계라 아직은 별도로 자료를 첨부하는 일이 많지만 단순 업무보고용 자료를 작성하고 다듬느라 들였던 시간과 품은 확실히 줄었다.

GS건설에 조직문화 혁신 바람이 불고 있다. 변화를 두려워하지 말고 서로 신뢰하자는 허명수 사장의 경영철학에 따라 불필요한 조직 관행, 효율성이 낮은 업무방식 등은 과감히 없애기로 한 것이다.

올초부터 전 사원을 대상으로 조직문화·업무방식 면에서 개선해야할 점, 대안책 등에 대한 의견을 취합해 GS건설만의 실용적인 기업문화 정착 방안이 마련됐다. 모든 조직과 업무에 적용하기로 한 대전제는 스마트(Smart·명확하게), 심플(Simple·단순하게), 스피디(Speedy·빠르게) 등 일명 '3S'다.

보고서 분량을 1장으로 요약하는 것도 3S를 전제로 도입한 방안이다. 허 사장은 "보고서는 분량이나 양식보다 핵심 내용이 중요하다"며 "수십장짜리 보고용 자료 만드는 시간에 정말 필요한 일을 하자"고 제안한 것으로 알려졌다.

보고서가 간소화되면서 보고·결제 시간도 자연스럽게 단축됐다. 무조건 결제기안을 문서로 만들어 직접 팀장이나 임원을 찾는 방식도 탈피하기로 했다. 구두나 전화, 이메일 등으로 간결하게 보고·결제가 이뤄지면 의사결정 시간도 최소화할 수 있다는 직원들의 의견을 반영한 결과다.

매주 월요일이면 하루 종일 만원이던 사내 회의실 풍경도 바뀌고 있다. '꼭 필요한 회의만 하자', '회의는 1시간 이내 끝내자', '회의 정보를 공유하자', '회의 예절을 지키자' 등등 지침이 마련됐기 때문이다.


이 회사 홍보팀 관계자는 "2∼3시간씩 이어지는 마라톤 회의, 회의 끝나고 또다른 회의에 들어가는 릴레이 회의 등이 사라지고 있다"며 "1시간안에 회의를 마쳐야하기 때문에 회의 참석자들 사이에 긴장감이 감돌기도 한다"고 말했다.

사장 주재 임원회의를 비롯해 팀별 회의 등을 사내 인트라넷을 통해 공유하는 것도 눈에 띄는 변화다. 경영진이나 사업팀간 회의가 끝나면 인트라넷에 회의 요지, 방향 등이 정리돼 올라온다. 이는 업무 진행상황을 제대로 파악하지 못하거나, 서로 의견이 달라 겪어야 하는 시행착오를 줄이기 위한 변화로 직원들의 호응을 얻고 있다.